Pendahuluan
Sidang
atau persidangan adalah salah satu kelengkapan organisasi yang mutlak
harus dimiliki oleh setiap organisasi dimanapun dan apapun, karena
ditangan persidangan inilah arah dan tujuan organisasi tersebut
ditentukan. Melalui sidang pulalah baik buruknya sebuah laju organisasi
dapat dievaluasi, sehingga lazimnya bagi sebuah organisasi, sidang
memiliki kekuatan hukum tertinggi dibandingkan dengan kelengkapan
organisasi yang lainnya.
Pengertian dan Tujuan
Secara
umum sidang sendiri memiliki pengertian berkumpul, bermusyawarah dan
berunding (Muhammad Ali, Kamus Lengkap Bahasa Indonesia), sedangkan
secara khusus pengertian sidang dapat lebih dispesifikkan lagi
tergantung siapa dan apa tujuan diadakan persidangan. Bagi IMM sidang
secara formal dilakukan minimal setahun sekali guna melaporkan Laporan
Pertanggungjawaban Pengurus, Menentukan ketua baru pada Musyawarah di
tiap tingkatan.
Hal
yang seirama dengan sidang yaitu rapat meskipun tidak sama persis.
Dibawah ini ada beberapa pengertian rapat dari beberapa sumber, Namun
pada dasarnya memiliki makna yang sama, Antara lain
:
- Rapat adalah pertemuan atau Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama
- Rapat (pengertian luas) rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan, yang melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting.
- Rapat (pengertian sempit) dapat berupa diskusi yang hanya melibatkan beberapa peserta dengan pembahasan yang lebih sederhana. Dalam Sub bab ini hal-hal yang berkaitan dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan lebih kepada rapat dalam pengertian umum/sederhana secara teknis.
- Rapat merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok resmi yang bersifat tatap muka, yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
- Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
- Rapat merupakan media yang dapat dipakai unttuk pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.
Jadi
Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan
organisasi dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus
didahului oleh konflik.
Musyawarah
adalah forum informal sebagai sarana pengambil keputusan, kesepakatan,
penyebaran informasi atau lainnya dalam sebuah institusi tanpa harus
didahului oleh konflik
Pelaksanaannya,
untuk sidang umum maksimal 1 kali dalam satu periode kepengurusan,
sedangkan untuk sidang-sidang yang lain dilaksanakan sesuai dengan
kebutuhan organisasi tersebut.
Contoh Rapat :
Rapat kerja (Raker), Muktamar, (Musyawarah Daerah) Musyda, (Musycab) Musycab dan lain sebagainya.
Beberapa Macam Sidang
1. Sidang Komisi
· Sidang
ini hanya diikuti oleh anggota komisi saja untuk memudahkan perumusan
dan pengambilan kebijakan sementara sehingga pembahasan bidang yang
telah ditentukan lebih terfokus serta untuk pematangan materi sebelum
diplenokan (membahas lebih spesifik,rinci,detail pada pokok permasalahan masing-masing komisi yang telah ditentukan pada sidang pleno).
· Dipimpin oleh Ketua komisi serta dibantu sekretaris.
· Ketua komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut
· Sidang komisi beranggotakan peserta dan peninjau yang ditentukan oleh sidang pleno
· Keputusan
pada sidang komisi bersifat non permanen (dapat berubah) kemudian
dibawa kedalam sidang pleno untuk mendapat keputusan terakhir.
2. Sidang sub komisi
Sidang ini lebih terbatas dalam sidang komisi guna mematangkan materi lanjut.
3. Sidang Pleno
· Biasa disebut sidang besar yang diikuti oleh seluruh peserta sidang tanpa kecuali (peserta dan peninjau).
· Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang
· Sidang Pleno biasanya dipandu oleh Steering Committee
· Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan
· Sidang pleno dilakukan untuk memberi keputusan final agenda sidang yang telah dirumuskan sebelumnya pada sidang komisi.
· Termasuk
kedalam kategori sidang ini adalah Sidang pendahuluan yang biasanya
untuk menetapkan jadual, tata tertib, pembahasan agenda dan pemilihan
presidium sidang. Sidang mengesahkan laporan pertanggung jawabanyang
dipimpin oleh presidium sidang.
4. Sidang paripurna
· Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
· Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang
· Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan
· biasanya berisi tentang pengesahan akhir hasil-hasil sidang
Kelengkapan Sidang
Untuk melaksanakan sidang dibutuhkan beberapa kelengkapan, seperti :
1. Pimpinan Sidang
Pimpinan
sidang adalah orang yang bertindak memimpin persidangan, ia wajib
mengatur jalannya persidangan. Seorang pemimpin sidang dituntut untuk
bersikap adil dan bijaksana dalam menyikapi pendapat-pendapat yang
berkembang dalam persidangan. Ditangannyalah kesepakatan-kesepakatan
dalam persidangan ditetapkan.
Jumlah
pimpinan sidang haruslah berjumlah ganjil, karena adakalanya forum
membutuhkan suara pimpinan sidang dalam pengambilan keputusan, jumlah
minimal 3 orang dan maksimal berapapun asalkan ganjil dan sesuai
kesepakatan peserta sidang. Pimpinan sidang memiliki hak yang sama
dengan peserta sidang.
2. Peserta Sidang
Peserta
sidang adalah orang yang memiliki kepentingan untuk bersidang,
berkewajiban untuk mengikuti dan menjaga kelancaran jalannya persidangan
(mentaati tata tertib). Peserta sidang berhak mengajukan pertanyaan,
pernyataan, penolakan dan meminta penjelasan, klarifikasi mengenai suatu
hal. Selain itu peserta sidang berhak pula untuk menggunakan suaranya
dalam pengambilan keputusan. Dengan kata lain segala sesuatu dapat
terjadi dalam persidangan asalkan atas kesepakatan peserta sidang,
karena segala keputusan ada ditangan peserta sidang.
3. Peninjau
Peninjau
adalah orang yang hadir dalam persidangan kecuali peserta dan pimpinan
sidang. Peninjau memiliki kewajiban yang sama dengan peserta sidang.
Peninjau memiliki hak yang sama dengan peserta sidang. Tetapi peninjau
tidak dapat menggunakan hak suaranya dalam pengambilan keputusan.
4. Palu Sidang
Palu
sidang adalah palu yang digunakan untuk menetapkan suatu keputusan,
palu sidang merupakan nyawa dari persidangan, karena walaupun keputusan
telah disepakati, tidak akan sah apabila tidak ada palu sidang untuk
menetapkannya.
5. Draft Sidang
Draft
sidang adalah draft yang berisi permasalahan-permasalahan dan bahan
yang akan dibahas dalam persidangan. Biasanya terdiri dari draft tatib,
AD/ART, PPO, GBHK, dll yang disusun sebelumnya oleh tim perumus sidang
atau panitia khusus.
6. Konsideran
Lembar konsideran adalah kertas yang berisi lembaran keputusan-keputusan apa saja yang akan diambil dalam persidangan.
Namun,
selain hal-hal diatas masih ada beberapa kelengkapan yang diperlukan
dalam persidangan, seperti ruangan, kursi, meja, taplak serta
kelengkapan lain yang dibutuhkan.
7. Quorum & Pengambilan Keputusan
Quorum
adalah syarat sahnya sidang untuk dapat diadakn, karena tingkat qauorum
menunjukkan sejauh mana tingkat representasi dari peserta sidang.
Semakin tinggi jumlah quorum, semakin tinggi pula tingkat representasi
dari sidang tersebut.
· Persidangan
dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ + 1
dari peserta yang terdaftar pada Panitia (bisa juga ditentukan melalui
konsensus)
· Setiap
keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak
berhasil diambil melalui suara terbanyak (½ + 1) dari peserta yang hadir
di persidangan
· Bila
dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara
seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara
ulang sampai menemukan selisih
8. Notulensi
Bertugas
untuk mencatat jalannya persidangan. Mencatat setiap usulan dan
keputusan serta merekapitulasi catatan sidang. Biasa ditugaskan pada
presidium sidang III atau petugas khusus.
Ketentuan Sidang
Dalam persidangan ada beberapa ketentuan mendasar yang harus dipahami oleh pimpinan, peserta dan peninjau sidang, diantaranya :
1. Serah Terima Pimpinan Sidang
Dalam
serah terima tersebut kedua belah pihak berdiri berhadapan, kemudian
pihak yang menyerahkan mengetuk palu sidang kemeja 1 kali kemudian
berkata “dengan mengucap Bismillahirrohmannirrahim palu sidang saya
serahkan”. Kemudian pihak penerima menerima palu sidang lalu mengetuk
palu sidang kemeja 1 kali lalu berkata “dengan mengucap
Bismillahirrohmannirrahim palu sidang saya terima”. Selanjutnya sidang
dapat dilanjutkan kembali.
2. Penggunaan Palu Sidang
· Cara mengetuk palu sidang
Cara
mengetuk palu sidang adalah palu sidang diangkat setinggi kurang lebih
10-15 cm dari meja dengan sudut kemiringan kira-kira 50°-60°, kemudian
diketuk dengan suara kira-kira dapat terdengar oleh seluruh orang yang
hadir.
· Jumlah ketukan
1 kali ketukan :
Ø serah terima pimpinan sidang
Ø pengesahan keputusan
Ø Menskors
dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama
(biasanya skor 1X??menit, dll) sehingga peserta sidang tidak perlu
meninggalkan tempat sidang.
2 kali ketukan :
Ø pembukaan dan pencabutan skorsing
Ø melakukan lobying
3 kali ketukan :
Ø pembukaan dan penutupan sidang
Ø pembukaan dan penutupan sidang pleno
Ø pengesahan ketetapan final /akhir hasil sidang
Ketukan Berkali-kali (lebih dari tiga)
Peringatan atau meminta perhatian peserta rapat
3. Interupsi
Interupsi
adalah menyela atau meminta waktu kepada pimpinan sidang untuk
berbicara dan menemukakan pendapat. Dalam persidangan, umumnya terdapat
beberapa jenis tingkatan interupsi, yaitu :
- Interupsi point of order : Digunakan untuk berbicara (mengemukakan pendapat) bersifat umum mengenai suatu hal, juga dapat digunakan untuk bertanya dan meminta kejelasan.
- Interupsi Point of information : Digunakan apabila ingin memberikan suatu informasi yang berkaitan dengan permasalah yang sedang dibahas. Interupsi ini memiliki tingkatan yang lebih tinggi dari yang pertama.
- Interupsi Point of justification : Digunakan apabila menyatakan kesepakatan / setuju pada sebuah argumentasi.
- Interupsi point of clarification : Digunakan apabila ingin mengklarifikasi suatu permasalahan. Interupsi ini memiliki tingkatan yang lebih tinggi dari yang kedua.
- Interupsi point of privillage : Digunakan apabila akan mengajukan ketersinggungan terhadap seseorang ataupun sesuatu hal. Interupsi ini memiliki tingkatan yang tertinggi, dengan kata lain siapapun yang mengajukan interupsi ini harus lebih diperhatikan
- Interruption of explanation : Bentuk interupsi untuk menjelaskan suatu pernyataan yang kita sampaikan agar tidak ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap pernyataan kita.
- Interruption of personal : Bentuk interupsi yang disampaikan bila pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudah diluar pokok masalah dan cenderung menyerang secara pribadi.
Pelaksanaan Interupsi :
Interupsi
dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara
setelah mendapat ijin dari Presidium Sidang. Interupsi diatas interupsi
hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan. Apabila dalam
persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan
jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang
untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium
Sidang dan atau Peserta Sidang
4. Skorsing
Skorsing adalah pengambilan waktu rehat dalam persidangan untuk keperluan tertentu, misalkan terjadi dead lock
(kebuntuan) dalam persidangan dan untuk meencairkan suasana diamblilah
langkah skorsing. Lamanya skorsing ditentukan oleh pimpinan sidang atas
persetujuan peserta sidang dengan ketentuan sebagai berikut :
· Skorsing terbatas,
Skorsing
yang lama waktunya ditentukan, contohnya 2×2,5 menit, 2×5, 2×10 menit,
dan seterusnya tergantung kebutuhannya. Untuk skorsing terbatas ini
lazimnya diawali dengan perkataan “skorsing 2x…menit dibuka” atauapabila
waktu skorsing yang disepakati terhitung lama boleh juga menggunakan
“skorsing sampai…dibuka”.
· Skorsing tak terbatas,
Skorsing
diambil disebabkan oleh suatu hal darurat yang terjadi dalam
persidangan, sehingga menyebabkan lamanya waktu skorsing tidak dapat
ditentukan. Lazimnya diawali dengan perkataan “skorsing untuk waktu yang
tidak terbatas dibuka”.
5. Lobbying
Lobbying adalah penentuan jalan tengah atas konflik dengan skorsing waktu untuk
menyatukan pandangan melalui obrolan antara dua pihak atau lebih yang bersebrangan secara
informal. suatu merupakan suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan.
menyatukan pandangan melalui obrolan antara dua pihak atau lebih yang bersebrangan secara
informal. suatu merupakan suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan.
6. Peninjauan Kembali (PK)
mekanisme yang digunakan untuk mengulang kembali pembahasan/ putusan yang telah ditetapkan
7. Pembekuan Sidang
Langkah
yang diambil apabila sidang, dikarenakan suatu hal terus menerus
mengalami kebuntuan ( dead lock terus-menerus) dan setelah melalui jalan
skorsing tak terbataspun tetap saja mengalami kebuntuan. Bila hal ini
terjadi, pimpinan sidang atas persetujuan peserta sidang berhak
membekukan sidang, dengan catatan ini adalah langkah terakhir yang
diambil setelah semua usaha yang dilakukan tetap tidak membuahkan hasil.
Apabila hal ini dilaksanakan (sidang dibekukan), maka secara otomatis
organisasi yang bersangkutan pun akan ikut membeku.
Hak dan kewajiban Peserta, Peninjau, Presidum sidang
1. Peserta Penuh
· Hak peserta penuh :
§ Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
§ Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
§ Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
§ Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
· Kewajiban peserta penuh :
§ Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
§ Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
2. Peserta Peninjau
· Hak Peninjau :
§ Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapatdan menajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
· Kewajiban Peninjau:
§ Mentaati tata tertib persidangan/ permusyawaratan
§ Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
3. Presidium Sidang
Presidium Sidang mempunyai hak dan kewajiban yang sama dengan peserta penuh ditambah dengan ketentuan sebagai berikut :
· Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah
· Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan yang disepakati peserta
· Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan
Syarat-syarat Presidium Sidang :
· Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab
· Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan dan wawasan luas
· Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis
· Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan
· cerdik
Sikap Presidium Sidang :
· Simpatik, menarik, tegas dan disiplin
· Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan
· Adil, bijaksana dan menghargai pendapat peserta
· kharisma
Tata Tertib
· Tata
tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada
saat persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan
nilai-nilai universal dimasyarakat.
Sanksi-sanksi
· Peserta
yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam
tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan
saran, dan usulan peserta siding yang lain. Biasanya, mekanisme dalam
pemberian sanksi didahului oleh peringatan kepada peserta (biasanya
sampai 3 kali), kemudian dengan kesepakatan bersama, presidium sidang
boleh mengeluarkan peserta tersebut dari forum, atau mengambil kebijakan
lain dengan atau tanpa kesepakatan peserta sidang yang lain.
Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang
Membuka sidang
“Dengan mengucapkan Bismillahirrohmanirrohim, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. ” tok…….tok…….tok
Menutup sidang
“Dengan mengucapkan Alhamdulillahirobbil ‘Alamin, sidang pleno I saya nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok
Mengalihkan pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya” tok.
Mengambil alih pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih ” tok
Menskorsing sidang
“Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok……….tok.
Mencabut skorsing
“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan” tok…….tok.
Memberi peringatan kepada peserta sidang
Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”
PENUTUP
Demikian
tulisan singkat ini semoga bermanfaat. Gali terus ilmu pengetahuan dan
banyak membaca guna menambah wawasan. Harapan kesempurnaan selalu muncul
namun kekhilafan tak dapat dihindari semoga ada koreksi dilain sisi.
Semoga Allah mengampuni dari bentuk kekurangan ilmu kami. Billahi fii
sabililhaq, Fastabiqul khairat
